Apa itu Documentation (Dokumentasi)?

Documentation adalah layanan komprehensif yang dirancang untuk membantu organisasi menyusun, mengelola, dan menyempurnakan proses kerja secara efektif melalui pendokumentasian dan standarisasi dengan BPMN (Business Process Model & Notation). Paket ini mencakup beberapa layanan utama yang saling mendukung untuk memudahkan proses pendokumentasikan yang efisien dan terstruktur.

Berikut adalah rincian layanan dalam paket Documentation:

1. Training Membuat dan Menjalankan BPMN 2.0
   • Peserta akan mendapatkan pelatihan mendalam tentang bagaimana menyusun proses bisnis menggunakan standar Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0.
   • Pelatihan ini mencakup pemahaman dasar BPMN, penggunaan tool pendukung, hingga implementasi dan pengujian model proses bisnis secara nyata.
2. Pendokumentasian SOP (Standard Operating Procedure)
   • Kami membantu organisasi mendokumentasikan SOP yang ada dengan detail dan format yang terstruktur.
   • Proses ini memastikan setiap prosedur dicatat dengan jelas, sehingga dapat diakses dan dipahami oleh semua pihak terkait.
3. Penyusunan dan Standarisasi SOP
   • Penyusunan SOP baru atau penyempurnaan SOP yang ada dilakukan untuk memastikan keselarasan dengan kebutuhan operasional organisasi.
   • Standarisasi dilakukan berdasarkan praktik terbaik (best practices) dan regulasi yang relevan, sehingga memastikan efisiensi, konsistensi, dan kepatuhan.
4. Simulasi SOP
   • Sebagai langkah validasi, kami menyediakan layanan simulasi SOP untuk memastikan efektivitas dan kelayakan penerapannya di lapangan.
   • Simulasi ini membantu mengidentifikasi potensi hambatan serta memberikan ruang untuk perbaikan sebelum SOP diimplementasikan secara penuh.

Studi Kasus : Reminder dan Eskalasi

Tujuan: 

Tujuan: Proses ini dirancang untuk memastikan tugas atau kegiatan yang belum selesai dapat diselesaikan tepat waktu dengan pengingat (reminder) dan eskalasi jika diperlukan.

Langkah-langkah Utama dalam Proses yang dapat dilakukan setelah dikonversi dalam bentuk BPMN 2.0

1. Pengingat Setiap Pagi
   Sistem secara otomatis mengirimkan pengingat kepada pengguna setiap pagi sebelum batas waktu tertentu. Ini membantu memastikan bahwa tugas yang harus diselesaikan tidak terlupakan.
2. Pengecekan Status Tugas
   Setelah pengingat dikirim, sistem akan memeriksa apakah tugas sudah selesai:
   • Jika sudah selesai, proses akan dihentikan.
   • Jika belum selesai, sistem akan melanjutkan ke langkah berikutnya.
3. Eskalasi jika Belum Selesai
   Jika tugas tidak diselesaikan dalam jangka waktu tertentu setelah pengingat pertama, sistem akan melakukan eskalasi. Eskalasi ini dapat berupa:
   • Pemberitahuan kepada atasan atau supervisor.
   • Peningkatan frekuensi pengingat hingga tugas selesai.
4. Tunggu Sampai Hari Tertentu
   Dalam kasus tertentu, sistem dapat diatur untuk menunggu hingga hari atau waktu tertentu sebelum menindaklanjuti tugas yang belum selesai. Hal ini dirancang untuk memberikan fleksibilitas pada proses.
5. Pencatatan Kehadiran atau Ketidakhadiran (Optional)
   Proses ini dapat digunakan dalam konteks kehadiran, di mana sistem memantau apakah pengguna hadir atau tidak, dan mencatat status tersebut dalam sistem.

Studi Kasus: Kolaborasi dengan Entitas Lain

Konsep: Proses bisnis ini menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan (dalam hal ini PT Javan Cipta Solusi) berkolaborasi dengan entitas eksternal (agency) untuk menyelesaikan suatu tugas, seperti pemasangan iklan. Studi kasus ini menunjukkan pentingnya koordinasi dan komunikasi yang jelas antara pihak internal dan eksternal, terutama ketika detail proses bisnis pihak eksternal tidak diketahui secara penuh.

Alur Proses:

1. Proses Bisnis Internal (PT Javan Cipta Solusi):
   • Memulai Proses: Perusahaan memulai dengan menyediakan briefing dan materi awal untuk kebutuhan pemasangan iklan.
   • Menyusun Draft: Tim internal menyusun draft rencana yang akan diajukan ke agency untuk ditinjau.
   • Persetujuan: Setelah agency menerima dan mengevaluasi draft rencana, tim internal mendapatkan persetujuan untuk melanjutkan proses.
2. Proses Bisnis Eksternal (Agency):
   • Kolaborasi dengan Agency: Pihak agency akan memproses pemasangan iklan berdasarkan rencana yang telah disetujui. Namun, detail langkah-langkah yang dilakukan oleh agency tidak diketahui sepenuhnya oleh perusahaan.
3. Pengelolaan Invoice:
   • Setelah layanan selesai, agency akan mengirimkan invoice ke perusahaan.
   • Tim internal akan memeriksa, memvalidasi, dan melakukan pembayaran invoice sesuai prosedur.
4. Penutupan Proses:
   • Proses bisnis ditutup setelah pembayaran selesai, dan laporan hasil pemasangan iklan diterima dari agency.

Dampak Dokumentasi Proses Bisnis

• Mengoptimalkan proses bisnis dan tata kelola organisasi.
• Menjamin keselarasan operasional melalui SOP yang terdokumentasi dan terstandar.
• Mendukung organisasi dalam mencapai efisiensi, produktivitas, dan kepatuhan regulasi.

Paket ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas tata kelola internal, memperbaiki proses bisnis, dan memastikan kelancaran operasional.