Businesss Process Model & Notation
BPMN adalah standar untuk menggambarkan proses bisnis secara visual. BPMN menggunakan diagram alir dengan simbol notasi yang terstandarisasi.
Paling sering ditanyakan
BPMN merupakan kependekan dari Business Process Model and Notation. BPMN merupakan notasi standar yang saat ini dikawal oleh Object Management Group (OMG) untuk memodelkan proses bisnis. OMG adalah sebuah konsorsium yang memproduksi dan memelihara standar-standar pada industri komputer. BPMN merupakan salah satu standar yang dapat diaplikasikan pada berbagai lingkungan pengembangan yang heterogen.
Ada banyak cara untuk memodelkan proses bisnis, misalnya dengan tulisan atau menggunakan flowchart. Nilai tambah yang bisa didapat dengan menggunakan BPMN dalam menggambarkan proses bisnis adalah proses bisnis tersebut berpeluang lebih besar diimplementasikan menjadi aplikasi atau sistem berbasis IT karena notasinya memungkinkan untuk dieksekusi. Proses bisnis yang digambar menggunakan BPMN biasanya di-deploy ke dalam sebuah BPMN engine. Engine ini akan mengeksekusi aturan yang didefinisikan menjadi sebuah aplikasi. Ada beberapa karakter BPMN engine:
- Low Code, biasanya hanya membutuhkan sedikit koding atau bahkan tidak sama sekali. BPMN engine langsung mentranslasikan BPMN diagram sebagai sebuah aplikasi. Pengembang melakukan konfigurasi yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan. Keuntungan menggunakan BPMN engine berkarakter Low Code adalah tidak diperlukan proses koding, modifikasi bisa dilakukan oleh bukan programmer. Kelemahannya yang sering ditemui adalah kesulitan untuk melakukan integrasi dengan sistem yang custom. Jika organisasi menggunakan sistem, SOP, dan aplikasi yang umum di pasar, penggunaan Low Code bisa menjadi solusi karena cepat dan tidak perlu programmer untuk mengimplementasikannya.
- High Code, biasanya membutuhkan banyak usaha untuk melakukan koding. Hal ini biasanya dilakukan dengan mentranslasikan proses bisnis menjadi aplikasi dengan menggunakan framework pemrograman yang umum. Semua proses perlu ditulis menjadi kode. Kelebihan dari pendekatan ini, organisasi yang memiliki proses bisnis yang unik, bisa mewujudkan idenya. Kelemahannya, usaha untuk menulis proses bisnis dengan menggunakan kode aplikasi sangat besar.
- Medium Code, berusaha menjadi solusi yang moderat bagi Low dan High Code. Bisa ditambahkan koding custom untuk memfasilitasi hal yang unik, namun bagian yang umum dan standar sudah tersedia sehingga bisa menghemat waktu.
Komponen yang biasanya dimiliki oleh sebuah solusi BPMN:
- Modeler, untuk memodelkan atau menggambar proses bisnis menjadi sebuah diagram.
- BPMN engine, untuk mengeksekusi proses bisnis yang telah dimodelkan.
- Frontend, menjadi antar muka bagi pengguna dalam melaksanakan tugas.
Beberapa solusi BPMN yang tersedia di pasar :
- Processmaker.
- Bizagi.
- Joget.
- Camunda.
- Creatio
Sumber: Buku Tanya Jawab BPMN & Camunda (2023), Ditulis oleh Wisnu Manupraba & Novi Setiani
Proses Bisnis merupakan prosedur / urutan atau tahapan bagaimana sebuah aktivitas bisnis tersebut bekerja. Istilah lain yang sering digunakan untuk menyebut proses bisnis adalah SOP (Standard Operating Procedure). Proses bisnis / SOP menjadi panduan bagi tim di sebuah organisasi atau perusahaan untuk bekerja.
Contoh proses bisnis penjualan pada sebuah minimarket:
- Pramuniaga mengucapkan selamat datang.
- Pembeli mengambil barang yang dibeli dan memasukan ke dalam keranjang belanja.
- Pembeli memberikan keranjang belanja kepada pramuniaga.
- Pramuniaga menghitung total nilai belanjaan
- Pembeli membayar.
- Jika uang yang diberikan lebih besar dari total belanjaan, pramuniaga memberikan kembalian.
- Proses selesai.
Ada banyak cara untuk mendokumentasikan sebuah proses bisnis. Berikut adalah cara-cara mendokumentasikan proses bisnis yang bisa dilakukan dalam sebuah organisasi. Urutan di bawah ini dimulai dari metode yang tidak formal sampai metode yang lebih formal.
- Mengobrol, diskusi atau pemberian arahan oleh penanggung jawab sebuah proses bisnis kepada para operator atau tim pelaksana. Cara ini biasanya dilakukan pada organisasi atau proses bisnis yang sederhana. Namun, saat tim pelaksana atau operator sering mengalami pergantian, maka kegiatan pemberian arahan ini harus dilakukan secara rutin dan terus menerus. Selain itu, peluang terjadinya inkonsistensi proses bisnis menjadi sangat besar karena tidak ada standar yang bersifat objektif. Kualitas proses diskusi, rapat atau pemberian arahan sangat tergantung pada kondisi setiap individu.
- Membuat dokumen berisi narasi atau langkah-langkah yang harus dilakukan oleh operator seperti yang dicontohkan pada proses bisnis penjualan di minimarket.
- Membuat foto atau gambar yang menjelaskan mengenai alur suatu proses, misalnya alur pendaftaran pasien di sebuah rumah sakit berikut ini.
- Membuat flowchart untuk menjelaskan alur dalam sebuah proses. Misalnya, flowchart dalam proses pemesanan barang berikut ini.
- Membuat video yang berisi panduan untuk melakukan suatu proses dalam sebuah organisasi atau instansi.
Sumber: Buku Tanya Jawab BPMN & Camunda (2023), Ditulis oleh Wisnu Manupraba & Novi Setiani
Tujuan sebuah organisasi membangun aplikasi atau sistem berbasis IT adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnisnya. Dengan menggunakan aplikasi, diharapkan proses bisnis yang dilaksanakan dalam keseharian menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih murah.
Solusi untuk mendapatkan aplikasi pendukung proses bisnis perusahaan :
- Membeli aplikasi yang sudah siap guna, organisasi tidak melakukan modifikasi apapun. Kecenderungannya proses bisnis yang ada menyesuaikan dengan proses bisnis yang didefinisikan oleh aplikasi yang akan digunakan.
- Membeli aplikasi yang bisa dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan. Untuk menggunakannya, organisasi perlu melakukan konfigurasi supaya dapat memfasilitasi proses bisnis yang sudah ada.
- Membangun aplikasi custom, aplikasi dibangun berdasarkan proses bisnis yang sudah ada. Kebutuhan pengguna harus bisa difasilitasi oleh aplikasi.
Hal yang bersifat umum seperti akuntansi, penggajian, pengelolaan dokumen biasanya bisa menggunakan solusi aplikasi yang siap guna. Namun jika terkait Standard Operating Procedure atau proses bisnis, kebanyakan organisasi memiliki proses bisnis yang unik. Kondisi ini yang mendorong banyak organisasi mengembangkan sendiri aplikasinya
Mengembangkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan itu tidak mudah. Perlu ada komunikasi antara tim bisnis dengan tim IT. Tim bisnis mengomunikasikan kebutuhan dan idenya yang bisa menjadi competitive advantage bagi organisasi. Tentu saja tim bisnis menyampaikannya dengan bahasa orang bisnis.
Tim IT mengomunikasikan apa yang bisa dibuat, batasan apa yang bisa dan tidak bisa diimplementasikan, dengan menggunakan bahasa orang IT. Yang sering terjadi, komunikasi antar kedua pihak ini tidak koheren. Apa yang diharapkan tim bisnis tidak bisa dipahami oleh tim IT karena perbedaan persepsi atau permintaan orang bisnis tidak mungkin diimplementasikan oleh orang IT karena ada keterbatasan secara teknis.
BPMN hadir untuk menjadi solusi komunikasi antara tim bisnis dan IT. Tim bisnis harus bisa menggambarkan apa yang diharapkan dengan BPMN dan tim IT akan mengembangkan solusi IT berdasarkan rancangan BPMN tersebut. Pendekatan yang dilakukan untuk mewujudkan hal ini adalah dengan menyediakan notasi, sebanyak mungkin, yang bisa diimplementasikan menjadi aplikasi. Tim bisnis hanya boleh menggambarkan proses bisnis dengan menggunakan notasi yang tersedia, dan tim IT harus punya kemampuan mengimplementasikan notasi yang tersedia menjadi aplikasi.
BPMN digunakan karena sudah terstandarisasi, sehingga menggunakan BPMN dapat mengurangi perbedaan persepsi setiap orang dalam memahami alur / tahapan dari suatu proses. BPMN (Business Process Model and Notation) adalah notasi standar yang digunakan untuk menggambarkan dan mendokumentasikan proses bisnis. Ada beberapa alasan mengapa menggunakan BPMN untuk menggambarkan proses bisnis:
- Mempermudah komunikasi antara tim: Dengan menggunakan notasi standar yang sama, semua anggota tim dapat memahami dan berkomunikasi dengan jelas tentang proses bisnis yang sedang dikerjakan.
- Menyediakan dokumentasi yang jelas: Dokumentasi yang dihasilkan dari model BPMN dapat digunakan untuk merencanakan dan mengubah proses bisnis, serta untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dijalankan memenuhi persyaratan dan standar bisnis.
- Memfasilitasi analisis dan perbaikan proses bisnis: BPMN menyediakan visualisasi yang jelas tentang proses bisnis, sehingga memudahkan analisis dan perbaikan proses bisnis. Dengan memahami proses bisnis secara visual, proses bisnis dapat dievaluasi, diubah, dan ditingkatkan dengan lebih efektif.
- Mendukung integrasi sistem: BPMN dapat digunakan untuk mendefinisikan aliran kerja yang kompleks dan interaksi antara sistem dan layanan, sehingga memudahkan integrasi sistem.
- Mendukung otomasi proses bisnis: BPMN dapat digunakan untuk mendefinisikan proses bisnis yang dapat diotomatisasi, sehingga mempercepat waktu siklus proses dan mengurangi kesalahan manusia.
- Meningkatkan efisiensi proses bisnis: Dengan menggunakan BPMN, proses bisnis dapat dirancang dan dimodelkan dengan cara yang lebih efisien dan terorganisir, sehingga meningkatkan efisiensi proses bisnis.
Dengan menggunakan BPMN, proses bisnis dapat direpresentasikan dengan cara yang lebih terstruktur dan terorganisir, sehingga membantu dalam mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Sumber: Buku Tanya Jawab BPMN & Camunda (2023), Ditulis oleh Wisnu Manupraba & Novi Setiani