Dalam praktik bisnis modern, pemahaman proses yang jelas menjadi fondasi utama dalam meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung transformasi digital. Dua metode visualisasi proses yang paling sering digunakan adalah Flowchart dan BPMN (Business Process Model and Notation). Meskipun sekilas terlihat serupa, keduanya memiliki perbedaan mendasar dari sisi fungsi, tujuan, serta konteks penggunaannya.
Artikel ini membahas secara komprehensif perbedaan BPMN dan Flowchart agar perusahaan dapat memilih pendekatan yang tepat sesuai kebutuhan bisnis dan teknologi.
Apa Itu Flowchart?
Flowchart adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan urutan langkah atau alur kerja suatu proses secara sederhana. Metode ini telah digunakan secara luas dalam berbagai bidang, mulai dari pendidikan, dokumentasi prosedur, hingga pemrograman dasar.
Karakteristik Flowchart
- Menggunakan simbol dasar seperti terminator, process, decision, dan flowline
- Mudah dipahami oleh pengguna non-teknis
- Cocok untuk proses yang bersifat linear dan sederhana
- Tidak memiliki standar internasional yang ketat
Fungsi Flowchart
Flowchart berfungsi sebagai alat bantu visual untuk:
- Menjelaskan alur kerja sederhana
- Mendokumentasikan SOP dasar
- Membantu pemahaman awal suatu proses
Flowchart lebih menekankan urutan aktivitas, tanpa menggambarkan secara detail siapa yang terlibat, sistem yang digunakan, atau hubungan antar proses.
Apa Itu BPMN (Business Process Model and Notation)?
BPMN adalah standar internasional untuk pemodelan proses bisnis yang dikembangkan oleh Object Management Group (OMG). BPMN dirancang khusus untuk memvisualisasikan proses bisnis secara end-to-end dan dapat dipahami oleh seluruh stakeholder, mulai dari manajemen hingga tim teknis.
Karakteristik BPMN
- Menggunakan notasi standar internasional
- Mendukung pemodelan proses lintas fungsi dan sistem
- Memiliki struktur yang konsisten dan terukur
- Siap digunakan sebagai dasar automasi proses bisnis
Elemen Utama BPMN
- Events (Start, Intermediate, End)
- Activities (Task, Sub-process)
- Gateways (Exclusive, Parallel, Inclusive)
- Pools dan Lanes (aktor, unit kerja, atau sistem)
- Sequence Flow dan Message Flow
BPMN tidak hanya menggambarkan apa yang dilakukan, tetapi juga siapa yang melakukan, kapan proses berjalan, dan bagaimana proses saling terhubung.
Perbedaan BPMN dan Flowchart
| Aspek | Flowchart | BPMN |
|---|---|---|
| Tujuan | Visualisasi alur sederhana | Standarisasi proses bisnis |
| Kompleksitas | Rendah | Menengah hingga tinggi |
| Standar | Tidak baku | Standar internasional (OMG) |
| Fokus | Urutan langkah | Proses bisnis end-to-end |
| Peran & sistem | Tidak tergambar jelas | Digambarkan secara detail |
| Kesiapan automasi | Tidak mendukung | Mendukung workflow automation |
| Audiens | Umum | Bisnis & teknis |
Perbedaan Fungsi dan Tujuan Penggunaan
Fungsi Flowchart
Flowchart digunakan terutama untuk:
- Dokumentasi prosedur kerja sederhana
- Menjelaskan logika proses dasar
- Media komunikasi awal antar tim
Flowchart tidak dirancang untuk analisis mendalam atau pengembangan sistem berbasis proses.
Fungsi BPMN
BPMN memiliki peran strategis dalam organisasi, antara lain:
- Menganalisis dan mengoptimalkan proses bisnis
- Mengidentifikasi bottleneck dan inefficiency
- Menjadi blueprint pengembangan sistem IT
- Mendukung automasi dan digitalisasi proses
Kapan Menggunakan Flowchart?
Flowchart lebih tepat digunakan apabila:
- Proses masih sederhana dan tidak kompleks
- Hanya melibatkan satu peran atau unit kerja
- Tidak membutuhkan integrasi sistem
- Tujuan hanya untuk dokumentasi atau pelatihan
Contoh penggunaan flowchart adalah alur persetujuan sederhana, panduan kerja manual, atau proses administratif dasar.
Kapan Menggunakan BPMN?
BPMN sebaiknya digunakan ketika:
- Proses melibatkan banyak departemen atau stakeholder
- Terdapat interaksi antar sistem
- Dibutuhkan standarisasi proses perusahaan
- Proses akan diotomatisasi atau dikembangkan menjadi aplikasi
- Perusahaan sedang menjalankan transformasi digital
BPMN sangat relevan untuk proses bisnis seperti procurement, billing, customer service, hingga operasional industri berskala enterprise.
Kesalahan Umum dalam Pemodelan Proses
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menggunakan flowchart untuk proses yang kompleks dan lintas fungsi. Hal ini dapat menyebabkan:
- Proses sulit dianalisis
- Terjadinya perbedaan interpretasi antar tim
- Hambatan saat implementasi sistem
- Risiko kegagalan automasi proses
Memahami perbedaan BPMN dan Flowchart membantu perusahaan menghindari kesalahan tersebut.
Kesimpulan
Flowchart dan BPMN memiliki peran yang berbeda dan tidak saling menggantikan. Flowchart cocok untuk proses sederhana dan kebutuhan dokumentasi dasar, sementara BPMN dirancang untuk pemodelan proses bisnis yang kompleks, terstandarisasi, dan siap untuk automasi. Pemilihan metode yang tepat akan berdampak langsung pada efektivitas operasional, kualitas sistem yang dikembangkan, serta keberhasilan transformasi digital perusahaan.
Memahami perbedaan BPMN dan flowchart merupakan langkah awal dalam membangun proses bisnis yang lebih terstruktur dan efisien. Tantangan sesungguhnya terletak pada bagaimana proses tersebut dianalisis, distandarisasi, dan diterjemahkan menjadi solusi yang dapat diimplementasikan secara konsisten di dalam sistem.
PT Javan Cipta Solusi mendampingi perusahaan dalam melakukan pemetaan dan optimasi proses bisnis menggunakan BPMN, sekaligus mengintegrasikannya ke dalam pengembangan aplikasi dan automasi proses yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan pengalaman menangani berbagai proyek enterprise, Javan membantu memastikan setiap proses bisnis tidak hanya terdokumentasi dengan baik, tetapi juga siap mendukung pertumbuhan dan transformasi digital perusahaan Anda.
Jika Anda ingin mulai mengoptimalkan proses bisnis dengan pendekatan yang lebih terarah dan terukur, tim Javan siap menjadi partner strategis Anda. Hubungi kami untuk konsultasi gratis
📩sales@javan.co.id