Dari Flowchart ke BPMN 2.0: Evolusi Dokumentasi Proses dalam Era Transformasi Digital

Dalam era transformasi digital yang berlangsung dengan cepat, dokumentasi proses bisnis menjadi elemen kunci bagi organisasi yang ingin beradaptasi dan tetap kompetitif. Banyak organisasi selama ini menggunakan flowchart tradisional sebagai cara untuk memetakan alur kerja mereka. Namun, dengan semakin kompleksnya integrasi sistem serta kebutuhan otomasi dan standarisasi proses, flowchart mulai menunjukkan keterbatasannya. 

Di sinilah BPMN 2.0 hadir sebagai standar global yang mampu menyediakan model proses bisnis yang lebih kaya, terstruktur, dan mampu dijalankan secara otomatis oleh sistem digital. Artikel ini akan mengajak Anda mengeksplorasi perbedaan mendasar antara flowchart dan BPMN, keunggulan BPMN 2.0, serta tantangan sekaligus langkah praktis dalam migrasi ke pemodelan proses modern ini.

Mengapa Flowchart Sudah Tidak Cukup dalam Transformasi Digital?

Flowchart telah menjadi alat pemodelan dasar yang familiar bagi banyak organisasi selama puluhan tahun. Pada proses yang sederhana dan instruksi langsung, flowchart efektif menggambarkan alur kerja awal. Namun, ketika suatu organisasi berkembang dan proses bisnis semakin kompleks, flowchart mulai menemui berbagai kendala. Flowchart tidak memiliki standar internasional yang baku, sehingga representasinya sangat bergantung pada gaya masing-masing pembuat. Selain itu, flowchart kesulitan merepresentasikan elemen kompleks seperti pembagian peran berdasarkan fungsi (role-based), subprocess, event exception, hingga proses paralel yang banyak terjadi pada organisasi besar. Hal ini menyebabkan flowchart tidak efektif lagi untuk integrasi dengan sistem digital dan tidak bisa dieksekusi secara otomatis oleh workflow engine, sehingga kurang relevan di era transformasi digital saat ini.

BPMN 2.0 Standar Modern untuk Proses yang Terintegrasi

BPMN 2.0 hadir sebagai sebuah bahasa universal yang menawarkan notasi standar internasional ISO 19510 untuk memodelkan proses bisnis dengan tingkat kompleksitas tinggi. Dengan BPMN 2.0, semua organisasi dapat menggunakan bahasa pemodelan yang sama sehingga mudah dipahami bersama. Salah satu keunggulan utama BPMN 2.0 adalah modelnya dapat dieksekusi langsung oleh workflow engine populer seperti Alurkerja atau Camunda, memungkinkan proses bisnis berjalan otomatis dan terintegrasi dengan berbagai sistem IT. Ini sangat penting untuk mendukung otomasi dalam konteks SPBE, ERP, serta digitalisasi SOP yang semakin dibutuhkan organisasi modern.

Perbandingan Inti Flowchart vs BPMN 2.0

Dalam memilih alat pemodelan proses yang tepat untuk kebutuhan digitalisasi, penting mengetahui perbedaan inti antara flowchart dan BPMN 2.0

Contoh Kasus Pengajuan Reimburse

Untuk lebih memahami perbedaan ini, mari lihat contoh proses pengajuan reimburse

• Flowchart tradisional biasanya menggambarkan alur sederhana seperti isi form, koordinasi ke Finance, disetujui? lalu transfer dana (selesai). Kekurangannya, tidak terlihat informasi siapa yang bertanggung jawab di setiap langkah, tidak ada notifikasi otomatis, pengecekan kelengkapan dokumen, maupun proses paralel.
• BPMN 2.0 mendeskripsikan proses lebih detail dengan swimlane yang jelas memetakan peran Tim (pemohon) dan Finance; gateway untuk approval atau reject; notifikasi otomatis; subprocess untuk validasi dokumen; dan event integrasi dengan sistem akuntansi Odoo. Model ini tidak hanya lebih transparan tapi juga executable oleh sistem seperti Alurkerja, memungkinkan otomasi dan monitoring proses reimburse secara real-time.

Tantangan Transisi dari Flowchart ke BPMN

Peralihan dari flowchart ke BPMN memang sering dianggap rumit oleh banyak organisasi. Beberapa kendala yang umum ditemui antara lain kurangnya pemahaman terhadap simbol BPMN, tidak adanya standar internal yang konsisten, dokumentasi lama yang berantakan, serta kurangnya tools yang mudah dipakai. Namun, perkembangan tools modern seperti Bizagi Modeler, Camunda, dan Alurkerja telah sangat membantu dalam mengatasi tantangan-tantangan tersebut dengan antarmuka yang user-friendly dan dukungan notasi BPMN lengkap.

Bagaimana Memulai Migrasi Flowchart ke BPMN 

Migrasi ke BPMN dapat dilakukan dengan pendekatan bertahap yang praktis

1. Identifikasi proses yang paling sering dipakai dan berdampak besar seperti pengajuan cuti, pembelian barang, permintaan akses IT, atau surat tugas.
2. Peta ulang proses "as-is" dengan fokus pada siapa melakukan apa, urutan langkah, dan keputusan, tanpa menggunakan simbol BPMN rumit di awal.
3. Mulai mapping ke notasi BPMN dengan simbol dasar seperti Start Event, Task, Exclusive Gateway, End Event, dan Pool/Lane.
4. Tambahkan detail tambahan sesuai kebutuhan seperti message flow, timer reminder, atau boundary event untuk menangani error.
5. Implementasikan model ke dalam workflow engine seperti Alurkerja yang memungkinkan model BPMN tersebut dijalankan secara nyata.

Kelebihan Alurkerja dalam Implementasi BPMN

Alurkerja sebagai platform workflow engine dari Javan mendukung penuh BPMN 2.0 yang executable. Platform ini sangat memudahkan organisasi menjalankan SOP secara otomatis, mempercepat proses approval lintas departemen, dan menghilangkan proses manual yang sering tercecer lewat WhatsApp atau email. Alurkerja juga bisa terintegrasi dengan sistem pemerintahan digital seperti SIAP dan SPBE, menjadikan workflow BPMN tidak hanya sebagai dokumentasi tapi proses digital yang berjalan efektif dan terukur.

Kesimpulan

Flowchart memang masih berguna untuk proses sederhana, tetapi untuk menjawab kebutuhan transformasi digital yang kompleks dan terintegrasi, BPMN 2.0 adalah jawabannya. Dengan standar global, kemampuan modeling yang sangat kaya, dan eksekusi otomatis lewat workflow engine, BPMN 2.0 menjadi fondasi untuk meningkatkan efisiensi dan integrasi antar tim. Migrasi dari flowchart ke BPMN adalah langkah strategis yang perlu didukung dengan tools modern seperti Alurkerja agar proses bisnis tidak sekadar terdokumentasi, melainkan berjalan otomatis dan terukur di era digital.