APA SAJA CONTOH KASUS YANG SERING TERJADI?

Exclusive Gateway (pilih salah satu jalur)

Exclusive gateway (XOR gateway) adalah salah satu elemen penting dalam BPMN untuk menggambarkan kondisi atau keputusan dalam suatu proses bisnis. Berikut adalah contoh kasus penggunaan exclusive gateway dalam suatu proses bisnis:

Misalkan sebuah perusahaan menerima pesanan produk dari pelanggan. Proses bisnis yang digambarkan menggunakan BPMN adalah sebagai berikut:

Deskripsi setiap aktivitas dalam proses bisnis ini adalah sebagai berikut:

Aktivitas "Penerimaan Pesanan": Pelanggan mengirimkan pesanan melalui sistem atau platform yang disediakan oleh perusahaan. Data yang diperlukan termasuk jenis produk, jumlah, alamat pengiriman, dan informasi tambahan jika diperlukan.
Aktivitas "Validasi Pesanan": Pesanan diterima oleh departemen penjualan untuk dievaluasi. Dalam kasus ini, diperlukan validasi apakah pesanan dapat diproses dengan stok yang tersedia atau tidak. Jika pesanan dapat diproses, maka pesanan akan diproses ke aktivitas "Proses Pesanan". Jika tidak dapat diproses, pesanan akan diproses ke aktivitas "Tolak Pesanan".
Aktivitas "Proses Pesanan": Pesanan diproses dan produk dikirim ke alamat yang ditentukan oleh pelanggan. Data yang diperlukan termasuk status pengiriman, nomor resi, dan informasi tambahan jika diperlukan.
Aktivitas "Tolak Pesanan": Jika pesanan tidak dapat diproses, pesanan akan ditolak dan alasan ditampilkan pada sistem. Pelanggan kemudian dapat mengubah atau membatalkan pesanan.

Dalam proses bisnis ini, XOR gateway digunakan setelah aktivitas "Validasi Pesanan". Jika pesanan dapat diproses, maka pesanan akan diproses ke aktivitas "Proses Pesanan". Namun, jika pesanan tidak dapat diproses, maka pesanan akan diproses ke aktivitas "Tolak Pesanan". Dengan demikian, XOR gateway digunakan untuk membuat keputusan berdasarkan hasil validasi pesanan.

Dalam BPMN, exclusive gateway digambarkan sebagai lingkaran dengan garis putus-putus. Pada contoh di atas, garis melingkar tersebut mengarah ke tiga arah keluar, dua di antaranya bercabang ke aktivitas "Proses Pesanan" dan satu lagi ke aktivitas "Tolak Pesanan". Ini menunjukkan bahwa tiga kemungkinan output muncul setelah XOR gateway ditemukan, dan setiap output ini tergantung pada kondisi evaluasi dari validasi pesanan.

Parallel Gateway (harus melewati semua jalur)

Parallel gateway (AND gateway) adalah salah satu elemen penting dalam BPMN untuk menggambarkan percabangan dalam suatu proses bisnis yang melibatkan lebih dari satu jalur yang berjalan secara paralel. Berikut adalah contoh kasus penggunaan parallel gateway dalam suatu proses bisnis:

Misalkan sebuah perusahaan ingin mengembangkan aplikasi baru dan membutuhkan beberapa tim untuk menyelesaikan tugas yang berbeda. Proses bisnis yang digambarkan menggunakan BPMN adalah sebagai berikut:

Deskripsi setiap aktivitas dalam proses bisnis ini adalah sebagai berikut:

Aktivitas "Analisis Persyaratan": Tim analis melakukan analisis persyaratan pengguna dan merancang mockup antarmuka pengguna.
Aktivitas "Desain dan Pengembangan": Tim pengembang melakukan desain dan pengembangan aplikasi sesuai dengan spesifikasi persyaratan pengguna.
Aktivitas "Pengujian": Tim QA melakukan pengujian pada aplikasi untuk memastikan bahwa tidak ada bug atau kesalahan.
Aktivitas "Peluncuran": Setelah pengujian selesai, aplikasi diluncurkan ke publik.

Dalam proses bisnis ini, AND gateway digunakan setelah aktivitas "Analisis Persyaratan". Karena setelah analisis persyaratan selesai, baik tim analis dan tim pengembang dapat mulai bekerja pada tugas mereka masing-masing tanpa harus menunggu satu sama lain. Begitu pula setelah tugas pengembangan dan pengujian selesai, aplikasi dapat diluncurkan ke publik. Oleh karena itu, setiap aktivitas setelah AND gateway harus dilakukan secara paralel.

Dalam BPMN, parallel gateway digambarkan sebagai lingkaran dengan dua atau lebih garis putus-putus. Pada contoh di atas, lingkaran tersebut mengarah ke tiga arah masuk, dua di antaranya dari aktivitas "Analisis Persyaratan" dan satu dari aktivitas "Desain dan Pengembangan". Ini menunjukkan bahwa tiga output berbeda yang berjalan secara paralel muncul setelah AND gateway ditemukan, dan setiap output ini harus dilakukan secara paralel untuk memastikan bahwa aplikasi dapat diluncurkan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.

Inclusive Gateway (bisa lebih dari satu jalur)

Inclusive gateway (OR gateway) adalah salah satu elemen penting dalam BPMN untuk menggambarkan percabangan dalam suatu proses bisnis yang melibatkan beberapa jalur yang berbeda dan semua jalur tersebut dapat dilalui. Berikut adalah contoh kasus penggunaan inclusive gateway dalam suatu proses bisnis:

Misalkan sebuah perusahaan ingin memproses penerimaan karyawan baru. Proses bisnis yang digambarkan menggunakan BPMN adalah sebagai berikut:

Deskripsi setiap aktivitas dalam proses bisnis ini adalah sebagai berikut:

Aktivitas "Seleksi Administrasi": HRD melakukan seleksi administrasi untuk menentukan kandidat yang lolos seleksi dan kandidat yang tidak lolos seleksi.
Aktivitas "Wawancara HRD": Kandidat yang lolos seleksi akan diwawancarai oleh HRD untuk menilai keterampilan dan kualifikasi mereka.
Aktivitas "Wawancara Manajer": Setelah wawancara HRD selesai, kandidat yang lolos seleksi akan diwawancarai oleh manajer yang akan menilai kemampuan mereka dalam pekerjaan yang diinginkan.
Aktivitas "Penawaran Kerja": Setelah wawancara manajer selesai, HRD memberikan penawaran kerja kepada kandidat yang lolos seleksi.
Aktivitas "Tidak Lolos Seleksi": Kandidat yang tidak lolos seleksi menerima pemberitahuan bahwa mereka tidak lolos seleksi dan proses penerimaan mereka dihentikan.

Dalam proses bisnis ini, inclusive gateway digunakan setelah aktivitas "Seleksi Administrasi". Karena kandidat yang lolos seleksi dapat dilanjutkan ke wawancara HRD dan/atau wawancara manajer, tergantung pada hasil seleksi administrasi mereka. Oleh karena itu, kedua jalur tersebut dapat dilalui, namun kandidat dapat langsung dilanjutkan ke penawaran kerja jika mereka lolos seleksi dan tidak perlu diwawancarai oleh manajer.

Dalam BPMN, inclusive gateway digambarkan sebagai lingkaran dengan dua atau lebih garis putus-putus dan tanda plus di dalamnya. Pada contoh di atas, lingkaran tersebut mengarah ke tiga arah keluar, satu untuk "Wawancara HRD", satu untuk "Wawancara Manajer", dan satu untuk "Penawaran Kerja". Hal ini menunjukkan bahwa kedua jalur (wawancara HRD dan wawancara manajer) adalah jalur yang opsional dan dapat dilalui, namun jika kandidat lolos seleksi, mereka akan dilanjutkan langsung ke penawaran kerja.

Reminder Berbasis Waktu

Berikut adalah contoh kasus BPMN yang menggunakan reminder waktu:

Deskripsi proses:

Proses ini adalah proses pendaftaran seminar online.
Peserta harus mendaftar dan membayar biaya seminar sebelum batas waktu pendaftaran.
Jika peserta belum mendaftar dan membayar biaya seminar pada saat batas waktu pendaftaran, mereka akan menerima pengingat otomatis melalui email.
Jika peserta masih belum mendaftar dan membayar biaya seminar setelah pengingat pertama, mereka akan menerima pengingat kedua setelah 24 jam.
Jika peserta masih belum mendaftar dan membayar biaya seminar setelah pengingat kedua, maka pendaftaran mereka akan dianggap batal.

Diagram BPMN:

Penjelasan diagram:

Proses dimulai dengan Start Event.
Exclusive Gateway "Pendaftaran Terbuka?" menanyakan apakah batas waktu pendaftaran sudah tercapai. Jika belum, maka peserta dapat mendaftar dan membayar biaya seminar melalui Task "Mendaftar dan Membayar Biaya Seminar".
Jika batas waktu pendaftaran telah tercapai, Timer Event akan aktif dan mulai menghitung waktu. Jika peserta mendaftar dan membayar biaya seminar sebelum batas waktu pendaftaran, mereka akan langsung diarahkan ke End Event.
Jika peserta belum mendaftar dan membayar biaya seminar setelah batas waktu pendaftaran, Timer Event akan melepaskan Sequence Flow dan mengirimkan peserta ke Exclusive Gateway "Pengingat Pertama Terkirim?".
Jika pengingat pertama belum terkirim, maka peserta akan diarahkan ke Email Task "Pengingat Pertama". Jika pengingat pertama sudah terkirim, maka peserta akan langsung diarahkan ke Exclusive Gateway "Pengingat Kedua Terkirim?".
Jika pengingat kedua belum terkirim, maka peserta akan diarahkan ke Email Task "Pengingat Kedua". Jika pengingat kedua sudah terkirim, maka peserta akan diarahkan ke Task "Menghapus Pendaftaran".
Jika peserta telah menyelesaikan Task "Menghapus Pendaftaran", maka proses akan berakhir di End Event.

Dalam contoh ini, reminder waktu digunakan untuk mengirimkan pengingat otomatis kepada peserta yang belum mendaftar dan membayar biaya seminar pada saat batas waktu pendaftaran.

Eskalasi Berbasis Waktu

Berikut adalah contoh kasus BPMN yang menggunakan eskalasi waktu:

Deskripsi proses:

Proses ini adalah proses penyelesaian tiket komplain pelanggan.
Tiket komplain pelanggan harus ditangani dalam waktu 24 jam setelah diterima.
Jika tiket komplain tidak ditangani dalam waktu 24 jam, maka akan dilakukan eskalasi ke manajer untuk menyelesaikan tiket.

Diagram BPMN:

Penjelasan diagram:

Proses dimulai dengan Start Event.
Tiket pelanggan diterima melalui Task "Menerima Tiket", dan kemudian diverifikasi menggunakan Parallel Gateway "Tiket Sudah Diterima?".
Jika tiket pelanggan tidak valid, maka proses akan berakhir pada End Event.
Jika tiket pelanggan valid, maka proses akan melanjutkan ke Exclusive Gateway "Tiket Sudah Selesai?". Jika tiket sudah selesai, maka proses akan melanjutkan ke Task "Menyelesaikan Tiket" dan berakhir pada End Event.
Jika tiket belum selesai setelah 24 jam, Intermediate Timer Event "Eskalasi ke Manajer" akan aktif dan mulai menghitung waktu. Jika waktu 24 jam telah tercapai, Sequence Flow akan dilepaskan dan pesan eskalasi akan dikirimkan kepada manajer melalui Task "Eskalasi ke Manajer". Proses akan berakhir pada End Event setelah tugas eskalasi selesai dilakukan.

Dalam contoh ini, eskalasi waktu digunakan untuk memastikan bahwa setiap tiket pelanggan ditangani dalam waktu 24 jam. Jika tiket pelanggan tidak ditangani dalam waktu yang ditentukan, maka akan dilakukan eskalasi ke manajer untuk menyelesaikan tiket. Ini dapat membantu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan respons yang cepat dan tepat waktu dan membantu perusahaan menjaga reputasi dan kepercayaan pelanggan.

Eskalasi Berdasarkan Sebuah Aksi

Berikut adalah contoh kasus BPMN yang menggunakan eskalasi dan meminta bantuan ke manajer jika tidak mampu:

Deskripsi proses:

Proses ini adalah proses pengiriman pesanan barang.
Petugas pengiriman bertanggung jawab untuk mengirimkan pesanan tepat waktu.
Jika petugas pengiriman tidak dapat mengirimkan pesanan tepat waktu, maka proses akan eskalasi ke manajer dan meminta bantuan.

Diagram BPMN:

Penjelasan diagram:

Proses dimulai dengan Start Event.
Setelah pelanggan membuat pesanan, petugas pengiriman akan mengambil pesanan melalui Task "Mengambil Pesanan".
Selanjutnya, petugas akan mempersiapkan pengiriman melalui Task "Mempersiapkan Pengiriman".
Setelah persiapan selesai, petugas akan melakukan pengepakan barang melalui Task "Mengepak Barang".
Petugas kemudian akan mengirimkan pesanan melalui Task "Mengirim Pesanan".
Jika petugas tidak dapat mengirimkan pesanan tepat waktu, Intermediate Escalation Event "Eskalasi ke Manajer" akan aktif.
Kemudian, Task "Meminta Bantuan" akan ditugaskan kepada manajer untuk membantu proses pengiriman.
Proses akan berakhir setelah manajer memberikan bantuan dan pesanan berhasil dikirim, atau jika manajer tidak dapat memberikan bantuan.

Memanggil Proses Bisnis Lain dengan menggunakan Call Activity

Berikut ini adalah contoh kasus BPMN yang menggunakan Call Activity di Camunda:

Dalam sebuah proses pengadaan barang, ada proses permintaan barang dan proses pembelian barang. Kedua proses ini dapat dipecah menjadi proses yang lebih kecil untuk mempermudah pengelolaan dan pemantauan. Maka, kedua proses tersebut akan dibuat dalam dua diagram BPMN yang berbeda, yaitu "Proses Permintaan Barang" dan "Proses Pembelian Barang".

Ketika proses permintaan barang telah selesai, maka akan dilanjutkan ke proses pembelian barang. Karena proses ini berada dalam diagram yang berbeda, maka kita dapat menggunakan Call Activity untuk memanggil proses tersebut.

Berikut adalah diagram BPMN yang menggambarkan proses pengadaan barang dengan menggunakan Call Activity:

Seperti pada diagram di atas, ada dua diagram BPMN yang berbeda: "Proses Permintaan Barang" dan "Proses Pembelian Barang". Setelah proses permintaan barang selesai, maka akan memanggil proses pembelian barang dengan menggunakan Call Activity.

Pada Call Activity, kita dapat menentukan process id dan name yang akan dipanggil. Dalam kasus ini, process id yang dipanggil adalah "proses_pembelian_barang" dan process name yang ditampilkan di diagram adalah "Pembelian Barang".

Dalam implementasinya, kita perlu membuat dua diagram BPMN yang terpisah dan menyimpannya di dalam Camunda. Kemudian, pada diagram "Proses Permintaan Barang", kita dapat menambahkan Call Activity dan menghubungkannya dengan diagram "Proses Pembelian Barang". Setelah itu, kita perlu melakukan deploy pada kedua diagram BPMN tersebut agar dapat dijalankan di Camunda.

Multiple Role / Aktor

Berikut adalah contoh kasus sederhana pengajuan cuti menggunakan notasi pool dan lane di BPMN:

Penjelasan:

Aktor 1 adalah karyawan yang mengajukan cuti melalui formulir cuti dan mengirimkannya ke HR.
Aktor 2 adalah HR yang akan mengevaluasi permohonan cuti dan memberi persetujuan atau menolak permohonan cuti.
Aktor 3 adalah sistem otomatis yang akan mengirimkan email konfirmasi ke karyawan setelah permohonan cuti disetujui atau ditolak.

Proses dimulai dengan pengajuan cuti oleh karyawan (Actor 1) melalui formulir cuti yang dia isi. Kemudian formulir cuti dikirimkan ke HR (Actor 2) untuk dievaluasi. Jika permohonan cuti disetujui, HR akan memberikan persetujuan dan notifikasi akan dikirim ke karyawan (Actor 1) melalui email. Jika permohonan cuti ditolak, HR akan memberikan penolakan dan karyawan akan diberitahu melalui email. Setelah notifikasi dikirim, proses selesai.